محل برگزاری هر دو نمایشگاه در شهر ترکمن باشی خواهد بود که به موازات هم برگزار خواهد شد. مدت نمایشگاه دو روز می‌باشد .
به هر کشور حوزه دریای خزر میزان 120 متر مربع غرفه به صورت رایگان تخصیص داده می‌شود که این مکان در مرکز نمایشگاه واقع است. در صورت نیاز به اجاره فضای بیشتر از سقف مذکور، بایستی هزینه مازاد بر 120 متر پرداخت شود. بهای هر مترمربع غرفه 80 دلار و هزینه ثبت شرکت جهت حضور در نمایشگاه 500 دلار است. دکور بندی 120 متر مربع هر توسط هر کشور به عهده خود آن کشور می‌باشد. البته شرکتهایی در ترکمنستان هستند که این دکور بندی‌ها را انجام میدهند. دکوربندی بیرونی همه کشورها در این قسمت باید یکسان و هم شکل باشد. ارتفاع این قسمت باید 4 متر باشد. این مکان باید حداکثر تا 18 آگوست (27 مرداد) آماده شود.
هر کشور باید یک نفر را مامور نماید تا با هماهنگی با اتاق بازرگانی و صنایع ترکمنستان نسبت به ساخت دکور اقدام نماید. لوازم و تجهیزات دکور این قسمت از نمایشگاه باید به ترکمن باشی حمل شود.
هزینه هر شب اقامت در شهر ترکمن باشی بستگی به هتل محل اقامت، بین 70 تا 100 دلار است. برای اقامت شرکت کنندگان 6 هتل در نظر گرفته شده است.
هزینه بلیط رفت و برگشت از عشق آباد به بندر ترکمن باشی 160 دلار است. برای رزرو بلیط رفت و برگشت از عشق آباد به ترکمن باشی، کشورها باید اعضای هیئت خود را به اتاق بازرگانی و صنایع معرفی نماید. استقبال از شرکت کنندگان در فرودگاه انجام شده و افراد برای عزیمت به محل هتل راهنمائی خواهند شد.
هزینه روادید کلیه شرکت کنندگان در هر دو نمایشگاه رایگان می‌باشد. هر کشور باید اعضای هیئت خود را جهت دریافت روادید به وزارت امورخارجه ترکمنستان معرفی نماید.
همه شرکتها میتوانند نسبت به معرفی خود در نمایشگاه اقدام نمایند. برای انجام این کار مکان مناسبی در نمایشگاه در نظر گرفته شده است.
گمرک ترکمنستان از 1 تا 14 آگوست (10 تا 23 مرداد) نسبت به ترخیص کالاهای نمایشگاهی اقدام می نماید.